segunda-feira, 17 de novembro de 2014

Dicas > Sugestões da Manuela Rodriguez


DEIXE A SUA MARCA E FAÇA A DIFERENÇA. 

Sua carreira é de sua inteira responsabilidade, por isso, estude, estude, estude muito todos os dias.
Cuide da gramática e da ortografia. Um erro gramatical poderá destruir a sua imagem e a da sua empresa.

COMUNICAÇÃO: É a comunicação que projeta a personalidade e o caráter das pessoas, imprimindo sua marca e deixando patente seu lugar no mundo. Preocupe-se com ela.

Cuide das competências que compõe um profissional de futuro:
- Comunicação
- Iniciativa
- Dinamismo
- Bom Humor
- Trabalho em equipe
- Ética
- Comprometimento
- Criatividade
- Auto-estima elevada
- Saber Ouvir

ATENÇÃO PARA A COMUNICAÇÃO ESCRITA.
OBJETIVIDADE:
Seja o mais objetivo possível. Quanto mais breves, claras e objetivas forem as mensagens, mais facilmente as pessoas entenderão.
O nível de progresso de uma empresa está ligado à qualidade de suas comunicações escritas, internas e externas, por isso:

- Esteja sempre atualizado e não use em suas
cartas:
• Vimos por meio desta...
• Venho através desta ....
• Venho pela presente...

Você não pode vir por outra (só por meio da carta que está escrevendo), entre direto no assunto.
- Não seja fingido, não use em suas cartas:
• Estimado favor
• Estimada carta
• Prezado obséquio
• Prezado pedido

- NÃO USE
Tomo a liberdade de endereçar a V. Sas. a presente solicitando ...”

Por favor, tome a liberdade de iniciar a carta pela palavra “Solicitando...”

- NÃO USE ESTES FINAIS DE CARTAS:
• Sem outro particular para o momento ...
• Sendo o que tinha a informar... (você já informou
na carta)
• Sendo o que se nos oferece para o momento...
• Sem mais para o momento...(se tivesse mais, o
diria na carta)
• Com estima e consideração ...(Não precisa ter nem estima nem consideração para terminar uma carta comercial)
• Subscrevemo-nos, ou, firmamo-nos...
• Se tiver que agradecer “A ATENÇÃO”, por algum motivo, no final da carta, apenas coloque: Agradeço a atenção. Atenciosamente.
• Traço para assinatura nas cartas comerciais. Não use. (Quem assina cartas já é bem grandinho, não precisa de traço para assinar).
• Carimbo (Deixe o carimbo para o correio ou para as repartições públicas).

NÃO USE
Em anexo...
Anexo à carta...
Seguem em anexo...
Enviamos anexo...
Vimos solicitar...
Levamos ao seu conhecimento...
Conforme acordado...
Acusamos o recebimento...
Devido ao fato de que...
Temos a informar que...
Antecipadamente gratos...
Vimos informar...
Uma fatura no valor de R$...
Durante o ano de 200...
Conforme segue abaixo...
Com referência ao...

USE
Anexo...
Anexamos...
Enviamos...
Solicitamos...
Informamos...
De acordo...
Recebemos...
Por causa...
Informamos...
Agradecemos...
Informamos...
Uma fatura de R$...
Em 200...
Relacionado a seguir...
Referente ao...

CONFIE E MUDE, NÃO FAÇA MAIS CARTAS COMO NOS VELHOS TEMPOS. ESTEJA SEMPRE ATUALIZADO.

sexta-feira, 7 de novembro de 2014

Oração das secretárias


SENHOR,
Diante de ti, que és o criador e a fonte maravilhosa de todos os dons, quero agradecer-te pelo meu trabalho e a minha profissão.
Eu te ofereço a minha árdua tarefa, no compromisso pessoal e profissional de ser prestativa e generosa, acolher e servir com alegria, saber falar e saber ouvir, perdoar e pedir perdão, atuar com integridade e sinceridade, ter paciência e equilíbrio diante dos impasses, ser compreensiva e solidária, esforçando-me por manter um bom relacionamento e o bem-estar comum.
Às vezes, Mestre, sinto-me frágil, pequena e até mesmo insegura para tomar decisões que competem a minha função.
Mas tu me conheces profundamente, sabes de todas as minhas intenções. Por isso, peço-te, que me inspires e me orientes, dando-me sabedoria e serenidade.
Ilumina-me, para cumprir meu trabalho com dignidade e exercer minhas atividades com segurança e alegria.
Senhor! Que além de funcionária eu seja também colaboradora, companheira e amiga de todos, sem distinção.
Obrigada, Senhor, pelo meu trabalho, pelo pão de cada dia, pela minha vocação de servir e colaborar.
Pai Nosso...
Ave Maria...
Amém!

O novo perfil da secretária


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Com as mudanças constantes no mundo corporativo, a secretária executiva passa a adquirir e assumir um novo perfil no mercado em que atua.
O mercado passa a exigir mais do profissional, isto é, além das funções básicas que a secretária deve exercer (como planejamento, organização …) agora passa a exigir uma visão estratégica de negócios para que a secretária possa exercer funções em conjunto com seu superior executivo e com sua equipe.
Com essa visão, a secretária executiva adota um maior conhecimento das metas e os objetivos da organização, prioriza atividades, gerencia informações, lidera sua equipe junto com o executivo, assume um relacionamento interpessoal, lida com conflitos, busca soluções para eventuais problemas [...] Enfim, melhora a qualidade, a produtividade do trabalho e contribui para o desenvolvimento da empresa.
Podemos observar que, de uma simples função de secretária que gerenciava somente a agenda, o telefone e as correspondências (cartas) nos tempos remotos, agora ela passa a atuar como uma “multiprofissional” , o que significa obter e aprimorar a capacidade de administrar funções.
Dessa forma concluimos que a secretária executiva tornou-se um elemento essencial no mundo corporativo atualmente, adotando um perfil gerencial e administrador com uma visão empreendedora focada no objetivo e nas exigências da empresa como um todo.

6 dicas práticas para melhorar sua produtividade diariamente | By Thais Godinho

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Diariamente lidamos com diversas situações das quais exigem certo grau de atenção, paciência, concentração, entre outros que acabam nos sobrecarregando e às vezes, se não tomarmos o devido cuidado, prejudicam a nossa produtividade sem ao menos percebermos. Mas então, como diminuir o estresse no cotidiano corporativo?
Thais Godinho tem as respostas! Ela deixa aqui algumas dicas básicas e fundamentais em função de reverter esse quadro de sobrecarregamento e estresse para uma vida mais saudável e harmoniosa:

1. E-mails

“A caixa de entrada de e-mails nunca para de coletar. Não é produtivo manter o e-mail aberto ao longo do dia, parando para olhar cada e-mail que chega. Também não vale a pena manter alertas de e-mail, que têm o mesmo efeito. Por isso, a dica aqui é estabelecer períodos do dia para você acessar seus e-mails. Eu faço isso duas vezes por dia e funciona para mim, mas você pode precisar olhar 3, 4 vezes. O segredo não é a quantidade de acessos, mas ficar um tempo sem olhar, de modo que você consiga trabalhar focado em outra atividade.”
No caso das secretárias, esse conceito já é bem diferenciado… Se uma secretária não visualizar seus emails a cada minuto, é capaz de perder prazos! O segredo é tentar NÃO ficar obcecada em sua caixa de emails…. Se em 10 minutos não chegar nenhum email, não se desespere e não clique em “enviar/receber” toda hora! Relaxe… aproveite esses 10 minutos para levantar e tomar um café/chá/água. Garanto que você se sentirá mais relaxada se começar a praticar atitudes pequenas como estas.. Sua mente e corpo agradece!

2. Tarefas

“Lide melhor com as suas tarefas aprendendo a priorizá-las. Utilize um único sistema para organizar o que precisa fazer e, uma vez por semana, priorize o que precisará ser feito nos próximos sete dias. Para otimizar suas listas, organize-as por contextos (situações – por ex: ao telefone, online, na rua). Tarefas que demandem bastante tempo podem ser inseridas na agenda, para bloquear um horário específico. Tarefas mais curtas podem ser encaixadas ao longo do dia.”

3. Telefone

“Agrupe todas as ligações que precisa fazer e ligue de uma vez para todas, em vez de parar a cada meia hora para fazer uma nova ligação. Se estiver trabalhando focado, desligue ou deixe o seu celular no mudo.”

4. Projetos

Todos temos muitos projetos. Aprenda a priorizá-los analisando as áreas de responsabilidade que você tem em sua vida e definindo que projetos são significativos para elas. Comumente trabalhamos em projetos que não têm um significado muito profundo para nós, que são mundamos. Mas há projetos realmente importantes, que fazem diferença na nossa vida. Identifique esses projetos e dê preferência a eles antes de partir para os outros.

5. Internet

Trabalhe mais desconectado e use a Internet somente para executar tarefas específicas. Se trabalhar com o navegador aberto, a chance de se dispersar será enorme.

6. Mesa de trabalho

Deixe em sua mesa somente aquilo que precisa para trabalhar, o que, no geral, é: computador, telefone, caderno, canetas e caixa de entrada. Todo o restante pode sair. Simplifique!
Algumas dicas práticas e rápidas para você colocar sua produtividade no gás total hoje e aproveitar a sua semana.
Bom trabalho!