segunda-feira, 17 de novembro de 2014

Dicas > Sugestões da Manuela Rodriguez


DEIXE A SUA MARCA E FAÇA A DIFERENÇA. 

Sua carreira é de sua inteira responsabilidade, por isso, estude, estude, estude muito todos os dias.
Cuide da gramática e da ortografia. Um erro gramatical poderá destruir a sua imagem e a da sua empresa.

COMUNICAÇÃO: É a comunicação que projeta a personalidade e o caráter das pessoas, imprimindo sua marca e deixando patente seu lugar no mundo. Preocupe-se com ela.

Cuide das competências que compõe um profissional de futuro:
- Comunicação
- Iniciativa
- Dinamismo
- Bom Humor
- Trabalho em equipe
- Ética
- Comprometimento
- Criatividade
- Auto-estima elevada
- Saber Ouvir

ATENÇÃO PARA A COMUNICAÇÃO ESCRITA.
OBJETIVIDADE:
Seja o mais objetivo possível. Quanto mais breves, claras e objetivas forem as mensagens, mais facilmente as pessoas entenderão.
O nível de progresso de uma empresa está ligado à qualidade de suas comunicações escritas, internas e externas, por isso:

- Esteja sempre atualizado e não use em suas
cartas:
• Vimos por meio desta...
• Venho através desta ....
• Venho pela presente...

Você não pode vir por outra (só por meio da carta que está escrevendo), entre direto no assunto.
- Não seja fingido, não use em suas cartas:
• Estimado favor
• Estimada carta
• Prezado obséquio
• Prezado pedido

- NÃO USE
Tomo a liberdade de endereçar a V. Sas. a presente solicitando ...”

Por favor, tome a liberdade de iniciar a carta pela palavra “Solicitando...”

- NÃO USE ESTES FINAIS DE CARTAS:
• Sem outro particular para o momento ...
• Sendo o que tinha a informar... (você já informou
na carta)
• Sendo o que se nos oferece para o momento...
• Sem mais para o momento...(se tivesse mais, o
diria na carta)
• Com estima e consideração ...(Não precisa ter nem estima nem consideração para terminar uma carta comercial)
• Subscrevemo-nos, ou, firmamo-nos...
• Se tiver que agradecer “A ATENÇÃO”, por algum motivo, no final da carta, apenas coloque: Agradeço a atenção. Atenciosamente.
• Traço para assinatura nas cartas comerciais. Não use. (Quem assina cartas já é bem grandinho, não precisa de traço para assinar).
• Carimbo (Deixe o carimbo para o correio ou para as repartições públicas).

NÃO USE
Em anexo...
Anexo à carta...
Seguem em anexo...
Enviamos anexo...
Vimos solicitar...
Levamos ao seu conhecimento...
Conforme acordado...
Acusamos o recebimento...
Devido ao fato de que...
Temos a informar que...
Antecipadamente gratos...
Vimos informar...
Uma fatura no valor de R$...
Durante o ano de 200...
Conforme segue abaixo...
Com referência ao...

USE
Anexo...
Anexamos...
Enviamos...
Solicitamos...
Informamos...
De acordo...
Recebemos...
Por causa...
Informamos...
Agradecemos...
Informamos...
Uma fatura de R$...
Em 200...
Relacionado a seguir...
Referente ao...

CONFIE E MUDE, NÃO FAÇA MAIS CARTAS COMO NOS VELHOS TEMPOS. ESTEJA SEMPRE ATUALIZADO.

sexta-feira, 7 de novembro de 2014

Oração das secretárias


SENHOR,
Diante de ti, que és o criador e a fonte maravilhosa de todos os dons, quero agradecer-te pelo meu trabalho e a minha profissão.
Eu te ofereço a minha árdua tarefa, no compromisso pessoal e profissional de ser prestativa e generosa, acolher e servir com alegria, saber falar e saber ouvir, perdoar e pedir perdão, atuar com integridade e sinceridade, ter paciência e equilíbrio diante dos impasses, ser compreensiva e solidária, esforçando-me por manter um bom relacionamento e o bem-estar comum.
Às vezes, Mestre, sinto-me frágil, pequena e até mesmo insegura para tomar decisões que competem a minha função.
Mas tu me conheces profundamente, sabes de todas as minhas intenções. Por isso, peço-te, que me inspires e me orientes, dando-me sabedoria e serenidade.
Ilumina-me, para cumprir meu trabalho com dignidade e exercer minhas atividades com segurança e alegria.
Senhor! Que além de funcionária eu seja também colaboradora, companheira e amiga de todos, sem distinção.
Obrigada, Senhor, pelo meu trabalho, pelo pão de cada dia, pela minha vocação de servir e colaborar.
Pai Nosso...
Ave Maria...
Amém!

O novo perfil da secretária


 / 


Com as mudanças constantes no mundo corporativo, a secretária executiva passa a adquirir e assumir um novo perfil no mercado em que atua.
O mercado passa a exigir mais do profissional, isto é, além das funções básicas que a secretária deve exercer (como planejamento, organização …) agora passa a exigir uma visão estratégica de negócios para que a secretária possa exercer funções em conjunto com seu superior executivo e com sua equipe.
Com essa visão, a secretária executiva adota um maior conhecimento das metas e os objetivos da organização, prioriza atividades, gerencia informações, lidera sua equipe junto com o executivo, assume um relacionamento interpessoal, lida com conflitos, busca soluções para eventuais problemas [...] Enfim, melhora a qualidade, a produtividade do trabalho e contribui para o desenvolvimento da empresa.
Podemos observar que, de uma simples função de secretária que gerenciava somente a agenda, o telefone e as correspondências (cartas) nos tempos remotos, agora ela passa a atuar como uma “multiprofissional” , o que significa obter e aprimorar a capacidade de administrar funções.
Dessa forma concluimos que a secretária executiva tornou-se um elemento essencial no mundo corporativo atualmente, adotando um perfil gerencial e administrador com uma visão empreendedora focada no objetivo e nas exigências da empresa como um todo.

6 dicas práticas para melhorar sua produtividade diariamente | By Thais Godinho

 / 

Diariamente lidamos com diversas situações das quais exigem certo grau de atenção, paciência, concentração, entre outros que acabam nos sobrecarregando e às vezes, se não tomarmos o devido cuidado, prejudicam a nossa produtividade sem ao menos percebermos. Mas então, como diminuir o estresse no cotidiano corporativo?
Thais Godinho tem as respostas! Ela deixa aqui algumas dicas básicas e fundamentais em função de reverter esse quadro de sobrecarregamento e estresse para uma vida mais saudável e harmoniosa:

1. E-mails

“A caixa de entrada de e-mails nunca para de coletar. Não é produtivo manter o e-mail aberto ao longo do dia, parando para olhar cada e-mail que chega. Também não vale a pena manter alertas de e-mail, que têm o mesmo efeito. Por isso, a dica aqui é estabelecer períodos do dia para você acessar seus e-mails. Eu faço isso duas vezes por dia e funciona para mim, mas você pode precisar olhar 3, 4 vezes. O segredo não é a quantidade de acessos, mas ficar um tempo sem olhar, de modo que você consiga trabalhar focado em outra atividade.”
No caso das secretárias, esse conceito já é bem diferenciado… Se uma secretária não visualizar seus emails a cada minuto, é capaz de perder prazos! O segredo é tentar NÃO ficar obcecada em sua caixa de emails…. Se em 10 minutos não chegar nenhum email, não se desespere e não clique em “enviar/receber” toda hora! Relaxe… aproveite esses 10 minutos para levantar e tomar um café/chá/água. Garanto que você se sentirá mais relaxada se começar a praticar atitudes pequenas como estas.. Sua mente e corpo agradece!

2. Tarefas

“Lide melhor com as suas tarefas aprendendo a priorizá-las. Utilize um único sistema para organizar o que precisa fazer e, uma vez por semana, priorize o que precisará ser feito nos próximos sete dias. Para otimizar suas listas, organize-as por contextos (situações – por ex: ao telefone, online, na rua). Tarefas que demandem bastante tempo podem ser inseridas na agenda, para bloquear um horário específico. Tarefas mais curtas podem ser encaixadas ao longo do dia.”

3. Telefone

“Agrupe todas as ligações que precisa fazer e ligue de uma vez para todas, em vez de parar a cada meia hora para fazer uma nova ligação. Se estiver trabalhando focado, desligue ou deixe o seu celular no mudo.”

4. Projetos

Todos temos muitos projetos. Aprenda a priorizá-los analisando as áreas de responsabilidade que você tem em sua vida e definindo que projetos são significativos para elas. Comumente trabalhamos em projetos que não têm um significado muito profundo para nós, que são mundamos. Mas há projetos realmente importantes, que fazem diferença na nossa vida. Identifique esses projetos e dê preferência a eles antes de partir para os outros.

5. Internet

Trabalhe mais desconectado e use a Internet somente para executar tarefas específicas. Se trabalhar com o navegador aberto, a chance de se dispersar será enorme.

6. Mesa de trabalho

Deixe em sua mesa somente aquilo que precisa para trabalhar, o que, no geral, é: computador, telefone, caderno, canetas e caixa de entrada. Todo o restante pode sair. Simplifique!
Algumas dicas práticas e rápidas para você colocar sua produtividade no gás total hoje e aproveitar a sua semana.
Bom trabalho!

terça-feira, 28 de outubro de 2014

segunda-feira, 20 de outubro de 2014

Contribuição Sindical

Contribuição Sindical
Previsto na legislação federal, nos artigos 578 a 610 da CLT - Consolidação das Leis do Trabalho e consiste no desconto de um dia de trabalho por ano (equivalente a 3,33% do salário), sempre no mês de março.

Contribuinte
Todos os profissionais em exercício da profissão, que exerçam as atribuições das leis 7.377/85 e 9.261/96, que sejam registrados nas empresas como Secretária, Auxiliares diversos, Assessores, Coordenadores, desde que exerçam as atribuições das leis acima citadas. Essa contribuição é devida por sócios e não sócios também.

Pagamento
Por se tratar de lei a empresa é obrigada a descontar do salário do funcionário no mês de março. Também por lei a empresa tem até o último dia útil de abril de cada ano para efetuar o pagamento dessa Contribuição, - através de guia própria, que é adquirida em papelaria, ou enviada pelo próprio sindicato da categoria - nos bancos credenciados pelo Ministério do Trabalho.

Local do pagamento
CEF - Caixa Econômica Federal (que controla a distribuição desse imposto) sempre em nome do sindicato das secretárias do seu Estado. Ver na página de Sindicatos o endereço e telefone. Abaixo você encontra os respectivos CGC e Código Sindical de cada um deles.
Porém não há na legislação, prazo para os bancos repassarem a quantia deste imposto que é destinada às organizações sindicais. Normalmente os sindicatos têm recebido esse imposto por volta do final de maio ou começo do mês de junho, de cada ano.

Distribuição do Imposto  
Do que é recolhido de cada profissional de secretariado ou de auxiliares, assessores, coordenadores, que desempenham as atribuições das Leis 7.377/85 e 9.261/96, é assim distribuído:
· 20% vai para o Ministério do Trabalho
· 5% para a CNTC - Conf. Nac. dos Trabalhadores no Comércio
· 15% para a FENASSEC - Federação Nacional das Secretárias
· 60% para o Sindicato das Secretárias do seu Estado
Isto acontecerá sua empresa cumpre a lei e recolhe a contribuição para o sindicato respectivo da sua profissão. 

CÓDIGO SINDICAL E O CNPJ DO SINDICADO DE SÃO PAULO

código: 005.262.02811-6
CNPJ: 58.415.274/0001-21

Extraído site: secret@riando.com.br
                                                                                                 20/10/2014

Código de Ética da Secretária e do Secretário

Código de Ética Publicado no Diário Oficial da União de 7 de julho de 1989. Capítulo I Dos Princípios Fundamentais Art.1º. - Considera-se Secretário ou Secretária, com direito ao exercício da profissão, a pessoa legalmente credenciada nos termos da lei em vigor. Art.2º. - O presente Código de Ética Profissional tem por objetivo fixar normas de procedimentos dos Profissionais quando no exercício de sua profissão, regulando-lhes as relações com a própria categoria, com os poderes públicos e com a sociedade. Art.3º. - Cabe ao profissional zelar pelo prestígio e responsabilidade de sua profissão, tratando-a sempre como um dos bens mais nobres, contribuindo, através do exemplo de seus atos, para elevar a categoria, obedecendo aos preceitos morais e legais. Capítulo II Dos Direitos Art.4º. - Constituem-se direitos dos Secretários e Secretárias: a) garantir e defender as atribuições estabelecidas na Lei de Regulamentação; b) participar de entidades representativas da categoria; c) participar de atividades públicas ou não, que visem defender os direitos da categoria; d) defender a integridade moral e social da profissão, denunciando às entidades da categoria qualquer tipo de alusão desmoralizadora; e) receber remuneração equiparada à dos profissionais de seu nível de escolaridade; f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros eventos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional; g) jornada de trabalho compatível com a legislação trabalhista em vigor. Capítulo III Dos Deveres Fundamentais Art.5º. - Constituem-se deveres fundamentais das Secretárias e Secretários: a) considerar a profissão como um fim para a realização profissional; b) direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da ética; c) respeitar sua profissão e exercer suas atividades, sempre procurando aperfeiçoamento; d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicação com o público; e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisões, sabendo colocar e expressar suas atividades; f) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissão e dos avanços tecnológicos, que poderão facilitar o desempenho de suas atividades; g) lutar pelo progresso da profissão; h) combater o exercício ilegal da profissão; i) colaborar com as instituições que ministram cursos específicos, oferecendo-lhes subsídios e orientações. Capítulo IV Do Sigilo Profissional Art.6º. - A Secretária e o Secretário, no exercício de sua profissão, deve guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe são confiados. Art.7º. - É vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimento da dignidade profissional da categoria. Capítulo V Das Relações entre Profissionais Secretários Art.8º. - Compete às Secretárias e Secretários: a) manter entre si a solidariedade e o intercâmbio, como forma de fortalecimento da categoria; b) estabelecer e manter um clima profissional cortês, no ambiente de trabalho, não alimentando discórdia e desentendimento profissionais; c) respeitar a capacidade e as limitações individuais, sem preconceito de cor, religião, cunho político ou posição social; d) estabelecer um clima de respeito à hierarquia com liderança e competência. Art.9º. - É vedado aos profissionais: a) usar de amizades, posição e influências obtidas no exercício de sua função, para conseguir qualquer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades, em detrimento de outros profissionais; b) prejudicar deliberadamente a reputação profissional de outro secretário; c) ser, em função de seu espírito de solidariedade, conivente com erro, contravenção penal ou infração a este Código de Ética. Capítulo VI Das Relações com a Empresa Art.10º. - Compete ao Profissional, no pleno exercício de suas atividades: a) identificar-se com a filosofia empresarial, sendo um agente facilitador e colaborador na implantação de mudanças administrativas e políticas; b) agir como elemento facilitador das relações interpessoais na sua área de atuação; c) atuar como figura-chave no fluxo de informações desenvolvendo e mantendo de forma dinâmica e contínua os sistemas de comunicação. Art.11º. - É vedado aos Profissionais: a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relação aos demais; b) prejudicar deliberadamente outros profissionais, no ambiente de trabalho. Capítulo VII Das Relações com as Entidades da Categoria Art.12º. - A Secretária e o Secretário devem participar ativamente de suas entidades representativas, colaborando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade defender os direitos profissionais. Art.13º. - Acatar as resoluções aprovadas pelas entidades de classe. Art.14º. - Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo, em entidades da categoria, não se utilizar dessa posição em proveito próprio. Art.15º. - Participar dos movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com o seu campo de atividade profissional. Art.16º. - As Secretárias e Secretários deverão cumprir suas obrigações, tais como mensalidades e taxas, legalmente estabelecidas, junto às entidades de classes a que pertencem. Capítulo VIII Da Obediência, Aplicação e Vigência do Código de Ética Art.17º. - Cumprir e fazer cumprir este Código é dever de todo Secretário. Art.18º. - Cabe aos Secretários docentes informar, esclarecer e orientar os estudantes, quanto aos princípios e normas contidas neste Código. Art.19º. - As infrações deste Código de Ética Profissional acarretarão penalidades, desde a advertência à cassação do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais e/ou regimentais, através da Federação Nacional das Secretárias e Secretários. Art.20º. - Constituem infrações: a) transgredir preceitos deste Código; b) exercer a profissão sem que esteja devidamente habilitado nos termos da legislação específica; c) utilizar o nome da Categoria Profissional das Secretárias e/ou Secretários para quaisquer fins, sem o endosso dos Sindicatos de Classe, em nível Estadual e da Federação Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos e/ou em nível Nacional.
Extraído do site: secret@riando.com.br
                                                                                                         20/10/2014

Lei Regulamentadora da Profissão de Secretaria(o)

Regulamentação da Profissão de Secretária(o).</ Lei 9.261 de 10/01/96 (Lei 7.377 de 30/09/85) Art.1º - A Lei nº 7.377, de 30 de setembro de 1985, passa a vigorar com a seguinte redação para os incisos I e II do Art. 3º, para o inciso VI do Art. 4º e para o parágrafo único do Art. 6º. 

Art. 6º - O exercício da profissão de Secretário requer prévio registro na Delegacia Regional do Trabalho do Ministério do Trabalho e far-se-á mediante a apresentação de documento comprobatório de conclusão dos cursos previstos nos incisos I e II do Art.2º. desta Lei e da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS.
 Parágrafo único: No caso de profissionais incluídos no art. 3º a prova da atuação será feita por meio de anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social e através de declarações das empresas nas quais os profissionais tenham desenvolvido suas respectivas atividades, discriminando as atribuições a serem confrontadas com os elencos especificados nos Arts. 4º e 5º.



Extraido do site: secret@riando.com.br
                                                                                              20/10/2014
"OUR NAME IS OUR PROMISE" Founded by ASTRID RIZZI in 1974 FRUSTRAÇÕES DE SECRETÁRIAS INTELIGENTES DIANTE DE CHEFES NÃO MUITO EXIGENTES Astrid Rizzi (Presidente da Great Start Serviços Ltda.) Great Start Serviços Ltda, Rua Santo Arcádio, Brooklin, 04707-110 São Paulo, SP, Brazil Websites: www.greatstart.com.br – www.greatstartinbrazil.com - Email: Astrid@greatstart.com.br FRUSTRAÇÕES DE SECRETÁRIAS INTELIGENTES DIANTE DE CHEFES NÃO MUITO EXIGENTES Nas cabeças de alguns executivos, ainda hoje a secretária é aquela pessoa que mantém a agenda em dia, os arquivos em ordem, os recados anotados, cumpre ordens ao pé da letra, agiliza cafezinho no ponto, paga contas, marca consultas médicas e odontológicas e... ainda existe a espécie rara, graças ao bom Deus, que diz às suas secretárias que elas são pagas para agir e não pensar! Trocando em miúdos: chefes que não conhecem o verdadeiro sentido de aproveitamento de tempo e despertar de talentos. O ideal é quando o executivo e sua secretária - ou como já é chamada nos EE.UU. - sua profissional administrativa, formam uma EQUIPE DE DOIS. Trabalham em conjunto mantendo-se constantemente informados (e-mail, celulares etc.) das prioridades do ”dia-a-dia” ou “hora-a-hora” e do andamento geral dos objetivos a alcançar. Existe respeito mútuo, compreensão e clareza de comunicação entre os dois. É muito importante quando uma secretária executiva focada no crescimento profissional e pessoal consegue desenvolver suas potencialidades e se vê reconhecida como um verdadeiro braço direito do seu chefe, pois além de não precisar trocar de emprego para fugir das funções automáticas, sente-se valorizada e traça novos objetivos de aprendizado. Não quero dizer com isso que elas se opõem a manter agenda e arquivos em dia ou mesmo servir um cafezinho, mas precisam se sentir realmente úteis e valorizadas como profissionais que são, especialmente hoje em dia, em pleno século XXI, quando uma grande maioria já possui graduação superior em administração, recursos humanos, direito, finanças, marketing etc. Com a importante ajuda da tecnologia e da informática, nada mais natural, portanto, que um executivo inteligente utilize todo o potencial que sua secretária tiver para ser desenvolvido em prol da empresa, dos clientes internos e externos e para a elevação da auto-estima de ambos. Caso contrário, não vai ser nada fácil conter a frustração em seu escritório! Astrid Rizzi é presidente da Great Start Serviços Ltda. Pioneira no recrutamento e Colocação de Secretárias Multilingües; Outplacement personalizado; Consultoria de Imagem. Ministra workshops e palestras para aperfeiçoamento profissional em todos os níveis. Great Start Serviços Ltda, Rua Santo Arcádio, Brooklin, 04707-110 São Paulo, SP, Brazil Websites: www.greatstart.com.br – www.greatstartinbrazil.com - Email: Astrid@greatstart.com.br

terça-feira, 18 de fevereiro de 2014

Como se tornar uma super secretária - Palestra Agosto 2013

“A SECRETÁRIA DE ONTEM SE TORNOU MULTI-FUNCIONAL E CULTURAL..." Aparte 1

Foram-se os dias quando bastava a uma secretária que atendesse telefone, exímia datilógrafa e estenografa, saber se comunicar bem em sua língua nativa (por escrito e falado), e principalmente ser bem organizada para administrar arquivos, agenda, reuniões etc. Após os anos 60 outras exigências começaram a aparecer. Ótima aparência, bom relacionamento humano, capacidade de delegar e supervisionar subordinados, organizar viagens, congressos, seminários e assim por diante. Com a consolidação da Informática nos anos 90, novas funções e responsabilidades foram surgindo, tornando a profissão ainda muito mais convidativa. E a nova secretária foi se firmando como uma profissional multifuncional, um braço direito (e esquerdo) de imenso valor para seus superiores.

A SECRETÁRIA DE ONTEM SE TORNOU MULTI-FUNCIONAL!?