Manual da secretária executiva / 3 dias atrás
Diariamente lidamos com diversas situações das quais exigem certo grau de atenção, paciência, concentração, entre outros que acabam nos sobrecarregando e às vezes, se não tomarmos o devido cuidado, prejudicam a nossa produtividade sem ao menos percebermos. Mas então, como diminuir o estresse no cotidiano corporativo?
Thais Godinho tem as respostas! Ela deixa aqui algumas dicas básicas e fundamentais em função de reverter esse quadro de sobrecarregamento e estresse para uma vida mais saudável e harmoniosa:
1. E-mails
“A caixa de entrada de e-mails nunca para de coletar. Não é produtivo manter o e-mail aberto ao longo do dia, parando para olhar cada e-mail que chega. Também não vale a pena manter alertas de e-mail, que têm o mesmo efeito. Por isso, a dica aqui é estabelecer períodos do dia para você acessar seus e-mails. Eu faço isso duas vezes por dia e funciona para mim, mas você pode precisar olhar 3, 4 vezes. O segredo não é a quantidade de acessos, mas ficar um tempo sem olhar, de modo que você consiga trabalhar focado em outra atividade.”
No caso das secretárias, esse conceito já é bem diferenciado… Se uma secretária não visualizar seus emails a cada minuto, é capaz de perder prazos! O segredo é tentar NÃO ficar obcecada em sua caixa de emails…. Se em 10 minutos não chegar nenhum email, não se desespere e não clique em “enviar/receber” toda hora! Relaxe… aproveite esses 10 minutos para levantar e tomar um café/chá/água. Garanto que você se sentirá mais relaxada se começar a praticar atitudes pequenas como estas.. Sua mente e corpo agradece!
2. Tarefas
“Lide melhor com as suas tarefas aprendendo a priorizá-las. Utilize um único sistema para organizar o que precisa fazer e, uma vez por semana, priorize o que precisará ser feito nos próximos sete dias. Para otimizar suas listas, organize-as por contextos (situações – por ex: ao telefone, online, na rua). Tarefas que demandem bastante tempo podem ser inseridas na agenda, para bloquear um horário específico. Tarefas mais curtas podem ser encaixadas ao longo do dia.”
3. Telefone
“Agrupe todas as ligações que precisa fazer e ligue de uma vez para todas, em vez de parar a cada meia hora para fazer uma nova ligação. Se estiver trabalhando focado, desligue ou deixe o seu celular no mudo.”
4. Projetos
Todos temos muitos projetos. Aprenda a priorizá-los analisando as áreas de responsabilidade que você tem em sua vida e definindo que projetos são significativos para elas. Comumente trabalhamos em projetos que não têm um significado muito profundo para nós, que são mundamos. Mas há projetos realmente importantes, que fazem diferença na nossa vida. Identifique esses projetos e dê preferência a eles antes de partir para os outros.
5. Internet
Trabalhe mais desconectado e use a Internet somente para executar tarefas específicas. Se trabalhar com o navegador aberto, a chance de se dispersar será enorme.
6. Mesa de trabalho
Deixe em sua mesa somente aquilo que precisa para trabalhar, o que, no geral, é: computador, telefone, caderno, canetas e caixa de entrada. Todo o restante pode sair. Simplifique!
Algumas dicas práticas e rápidas para você colocar sua produtividade no gás total hoje e aproveitar a sua semana.
Bom trabalho!
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